انتقال فن‌آوری اطلاعات به سازمان

برای شروع، به مرور تعريف و مفاهيم اصلی می‌پردازم و پيش از همه تفاوت بين «فن‌آوری اطلاعات» Information Technology (IT) و «سيستم اطلاعاتی» Information System (IS) را توضيح می‌دهم. زيرا اين دو مفهوم گرچه به طور ناخواسته به جای يک ديگر به کار برده می‌شوند اما معانی متفاوتی دارند.

فن آوری اطلاعات چیست؟
فن آوری اطلاعات مجموعه‌ای شامل حداقل يکی از اجزای زیر است:
1. سخت افزار Hardware
2. نرم افزار Software
3. سیستمهای ارتباطی Telecommunication
4. ایستگاه کار Workstation
5. سیستمهای خودکارسازی Computer Controlled robots
6. محصولات هوشمند Smart Products

سامانه اطلاعاتی چيست؟
سامانه اطلاعاتی، يکی از نتايج حاصل از به کارگيری فن‌آوری اطلاعات است که به کمک آن اطلاعات مختلف رده بندی و طبقه بندی می‌شوند تا دوباره به کار گرفته شوند.

انواع سامانه‌های (سيستم‌های) اطلاعاتی به شرح ذيل می‌باشند:
• سامانه مدیریت محتوا
Content Management System (CMS)
• سامانه مدیریت مستندات
Document Management System (DMS)
• سامانه مدیریت اطلاعات
Management Information System (MIS)
• سامانه پشتیبانی تصمیمگیری
Decision Support System (DSS)
• سامانه اطلاعات اجرایی
Executive Information System (EIS)
• سامانه پشتیبانی مدیریت
Management Support System (MSS) >> DSS + EIS
• سامانه اطلاعات استراتژيک
Strategic Information System (SIS)

بر اساس کارکرهای مختلف فن‌آوری اطلاعات، و ترکيب قابليتهای آن، سامانه های اطلاعاتی شکل می‌گيرند. بدين لحاظ برای فهم نقش فن‌آوری در سازمان، بايد ابتدا کارکردهای پايه آن را شناخت:

کارکردهای پایه فن آوری اطلاعات
Basic Functions of IT

هر جا که فن‌آوری اطلاعات به کار گرفته می‌شود، حداقل يکی از عمليات زير (و معمولا ترکيبی از آنها) اتفاق می‌افتد:
۱. تبدیل اطلاعات (Conversion)
يعنی اطلاعات از يک شکل به شکل ديگر تبديل ميشوند (مثل پخش صدای شما از يک بلندگو، يا اسکن کردن متن يک قرارداد و تبديل آن به قالب الکترونيک)
۲. ذخیره سازی اطلاعات (Storage)
مثل ذخيره صدای شما بر روی ديسک يا نوار يا ذخيره کردن اطلاعات
۳. پردازش اطلاعات (Processing)
مثل محاسبه معدل دانش‌اموزان به وسيله کامپيوتر يا تراز حساب مالی در يک نرم افزار حسابداری
۴. تبادل اطلاعات (Communication)
مثل مبادله اطلاعات از يک کامپيوتر به يک کامپيوتر ديگر
۵. تحليل و همگرایی اطلاعات
مثل نرم افزارهای هوشمند طراحی صنعتی و الکترونيک

فن آوری های نوپدید
ٍEmerging Technologies

از ترکيب کارکرهای بالا، فن‌آوری‌های جديدی پديد آمده است که به تنهايی هويت خاص خود را پيدا کرده‌اند و بسيار پيش می‌آيد که يک طرح به کارگيری تکنولوژی در سازمان شما، يکی از اينها را به عنوان هدف طرح ذکر می‌کند (مثل طرح اتصال شرکت شما به اينترنت). بعضی از اين فن‌آوری‌ها به قرار ذيل هستند:
- چند رسانه ای (Mulimedia)
- شبکه های کامپیوتری (Computer Networks)
- بسته های نرم افزاری (Software Application/Trends)
- انبارهای داده (Data Warehouses)
- فن آوری بدون سیم (Wireless Technologies)
- سیستمهای هوشمند (Artificial Intelligence Systems)
- اینترنت

برنامه ریزی فن آوری اطلاعات
هر برنامه انتقال يا به کارگيری فن‌اوری به سازمان بايد به سوالهای زير پاسخ دهد:
- چه؟ (چه چيزی می‌خواهد در سازمان به کار گرفته شود)
- کجا؟ (در چه بخش از سازمان يا برای کدام فعاليت)
- چه وقت؟
- چقدر هزینه در ازای چقدر سود؟
- چگونه؟ (مراحل انجام کار چيست)
- توسط چه کسی؟ (آيا با تکيه بر نيروهای داخل سازمان يا بيرون آن؟ و در ميان شرکتهای بيرونی، کدام يک و چرا مناسبتر است؟)

برای پاسخ دادن به سوال اول، به مرور نقش‌هايی که فن اوری می‌تواند در سک يازمان داشته باشد می‌پردازيم:

نقش فن آوری اطلاعات در سازمان
- نقش پشتیبانی
در اين نقش، فعاليت اصلی و محوری سازمان بدون استفاده از فن آوری هم انجام می‌شود، اما به کار گيری فن آوری به نحوه انجام فعاليت‌ها به شدت کمک می‌کند يا اينکه آنها را توسعه می‌دهد. مثل به کارگيری سیستم مالی یا حسابداری برای یک کتابفروشی که گرچه می‌توان همچنان حساب و کتاب‌ها را در دفاتر ن داشت، اما کامپيوتر انجام عمليات حسابداری را تسهيل می‌کند.

- نقش محوری
فن‌آوری برای برخی سازما‌نها نقش محوری دارد به نحوی که بدون به کارگيری ان، اگر چه می‌توان به فعاليت ادامه داد، اما تفاوت بين به کارگيری و عدم به کارگيری فن‌آوری فاحش است. مثل به کارگيری سيستم تايپ کامپيوتری در يک روزنامه يا انتشاراتی. امروزه تقريبا بدون به کارگيری حروفچينی کامپيوتری، اداره يک روزنامه يا انتشار يک کتاب غيرممکن است.

- نقش استراتژيک
در نقش استراتژيک، اصولا ادامه فعاليت سازمان بدون به کارگيری فن‌آوری بی‌معنی است. مثل شبکه ارتباطی برای فروش بلیط هواپیما یا به کارگيری کامپيوتر در سيستم بانکی.

تشخیص
قدم بعدی، تشخيص نقش فن‌آوری در سازمان يا فعاليت شما است. برای اين کار، شاخصهايی معرفی می‌کنم:

شاخصهای تشخیص نقش فن آوری اطلاعات در سازمان
- شاخص اول: میزان وابستگی سازمان به فن آوری اطلاعات
کارکرد مطلوب سازمان در گرو به کارگیری فن آوری است

- تاثیر استراتژيک فن آوری اطلاعات بر سازمان
فن آوری یکی از چند عامل اصلی برای حفظ سازمان و تضمین موفقیت آن در آینده است

جدول تشخیص
ترکيب دو شاخص بالا، جدول تشخيص را در اختيار قرار می‌دهد:

نقش محوری سطح یک- فن آوری فعلی نقش حیاتی را ایفا نمیکند ولی سازمان و شرایط فعالیت آن در حال حرکت به آن سو است
نقش محوری سطح دو- تکیه سازمان بر فن آوری قابل توجه است، اما توسعه فن آوری اطلاعات در سازمان لزوما به معنی پیش افتادن از رقبا نیست.

شناسایی موقعیتهای به کارگیری IT
علاوه بر جدول بالا، شناسايی موقعيتهای به کارگيری فن‌آوری نيز اهميت دارند. اين موقعيتها دو دسته هستند:
- موقعیتهای خارج از سازمان
به کارگيری فن اوری منجر به بهبود فعالیتهای سازمان در ارتباط با مشتریان، شرکتهای وابسته، فراهم کنندگان خدمات، ارائه خدمات یا محصولات تازه به مشتریان و…

- موقعیتهای داخل سازمان
در اين حالت، به کارگيری فن اوری منجر به افزایش کیفیت در زنجیره ارزش افزوده در بخشهای مختلف سازمان از خط تولید گرفته تا مدیریت، نیروی انسانی، بخشهای مالی و خدماتی و…

اعمال شاخصهای فوق به فعاليت سازمان شما توسط کارشناسان يا مشاوران صورت می‌پذيرد تا سودمند ترين حالت سرمايه‌گذاری و بهره‌وری از به کارگيری فن‌آوری حاصل گردد